La autofagocitación administrativa

Una de las cosas que recuerdo con más claridad de mi época de estudiante en la Pompeu Fabra son las lecciones aprendidas de Carles Ramió. Entre ellas hay una que siempre apunta cuando me encuentro con situaciones en la Administración Pública en las que la propia organización supera a los objetivos para los que fue creada.

Es decir, cuando esa organización o unidad administrativa cobra vida y a pesar de haber cumplido con creces los objetivos por los que fue creada esta se empeña, por inercia, en continuar existiendo en el tiempo y por supuesto creciendo con el único objetivo de no dejar de existir.

Me han vuelto a enviar una historia a través del formulario (gracias) que refleja con excelente claridad esta situación.

Cuenta la leyenda que en un país no tan lejano existía una Administración Pública en la que había una importante Unidad Administrativa que llevaba funcionando desde tiempos inmemoriales y que tenía un objetivo prioritrio e imprescindible en la Institución.

El servicio que prestaba era de carácter interno y horizontal, es decir, realizaba una importante labor de servicio al resto de las Unidades Administrativas del organismo, las cuales se apoyaban en esta importante Unidad para poder realizar sus funciones. Se trataba de una Unidad eminentemente burocrática (en el sentido Weberiano del término)

Para llevar a cabo sus objetivos, dicha Unidad contaba con una importante dotación de personal, ocupaba una buena parte del espacio de oficinas y manejaba un abultado presupuesto anual que crecía ejercicio a ejercicio y que se ejecutaba hasta el último céntimo. La eficacia de sus responsables en este sentido era ejemplar ya que gastaban meticulosamente el dinero para que no faltara ni sobrara evitando los remanentes.

El personal funcionario se enfrentaba a diario a una frenética actividad burocrática donde las notas interiores, los informes, las memorias, las propuestas de decreto, las instancias, las solicitudes y demás documentos administrativos corrían de un lado para otro. Los sellos, visados, refrendos, decretos y fiscalizaciones daban carácter oficial a lo que allí se hacía. Para determinados proyectos y trabajos se creaban comités de manera que se garantizaba la calidad de los procedimientos.

Las reuniones entre los responsables eran frecuentes, en ella participaban los directores de otras Unidades Administrativas y se dilucidaban cuestiones del más alto rango y de sumo interés para el organismo.

Dada la antigüedad de la importane Unidad, históricamente el trabajo se realizaba básicamente a mano hasta que las tecnologías de la información y de las telecomuniaciones hicieron su aparición, de forma que en pocos años todos los procedimientos administrativos estuvieron automatizados. La informática fue supliendo lo que esta Unidad hacía y ofrecía al resto de Unidades Administrativas, de modo que la Institución comenzó a funcionar sin tener que depender del trabajo que se realizaba en aquella importante Unidad.

Parecía que tenía los días contados, que los objetivos que debía cumplir eran cada vez menos y de menor calado, y que poco a poco la importante Unidad desaparecería. Sin embargo, la dotación de personal no menguaba, no se amortizaban plazas, y los presupuestos eran igual de importantes. La burocracia no disminuía y los documentos que se generaban seguían ocupando más y más armarios. Lo único que cambió es que en las reuniones entre responsables ya no participaban los responsables de otras Unidades Administrativas, ya que habían dejado de necesitar los servicios que se les ofrecían.

La razón de ser de la importante Unidad Administrativa había desaparecido, de hecho ya nadie se acuerda cual era el objetivo por el que años atrás se creó la Unidad, pero esta seguía funcionando ajena a ello. Los procedimientos administrativos se iniciaban internamente de oficio y se resolvían también internamente, el presupuesto se agotaba en resolver estos procedimientos que nunca salían al exterior, y los gastos se fiscalizaban convenientemente porque iban correctamente justificados por los responsables de la Unidad. La memoria anual ocupaba muchas páginas con cifras y estadísticas, e incluso gráficos que denotaba un intenso trabajo de los funcionarios que cumplían ejemplarmente su función.

La necesidad de su existencia surgía dede dentro de la propia Unidad Administrativa, y ella misma satisfacía las necesidad cual autofagocitación biológica.

¿Realidad o Ciencia Ficción?

Estoy seguro de que algunos de vosotros conoceréis Unidades Administrativas que son completamente prescindibles.

12 comentarios en «La autofagocitación administrativa»

  1. Parece que están saliendo temas paralelos más que interesantes, sobre todo relacionado con la gestión de personal por parte de la Administración Pública. Puede que uno de los principales puntos donde habría que incidir a la hora de modernizar una administración sería empezar por estos departamentos que son los que tienen que dar las pautas para una gestión inteligente del personal y por supuesto a los responsables directos para saber como motivar y tratar adecuadamente a quien tienen a su cargo.

  2. @Morgana: Es cierto que el fenómeno de los «departamentos que no sirven para nada» alcanza a la empresa privada. Comprendo que en la privada pueda darse por los argumentos que tú misma esgrimes, y es que les resulte más barata esta situacion que reciclarlos (lo cual es en muchos casos casi imposible porque hay personas mayores a las que las tecnologías le dan miedo). Lo único que me parece mal de esta situación cuando se da en la privada es que el empleado puede sentirse maltratado psicológicamente.

    Sin embargo en la empresa pública me parece una situación inadmisible. Es de todo punto inmoral malgastar el dinero público manteniendo Unidades Administrativas completamente inútiles. Y mi queja no se dirige a los empleados que, salvo excepciones, han sido marginados por una falta de formación contínua, sino a la Alta dirección que no ha sabido reciclarlos.

  3. Bueno. Que conste que estoy de acuerdo. La reducción de costes en interno, junto a la reducción de tiempos de tramitación, simplificación de trámites, etc, pasa, ineludiblemente por la simplificación organizativa. Pero de eso ni se habla.

    En cualquier caso, a pesar de que os doy la razon, he de decir que lo de las unidades que existen si saber para que no es un hecho que haya visto solo en la administración ni en España. En Siemens en Munich he visto una sala enorme con al menos 50 personas a las que tenian esperando la jubilación sin cometido alguno (era mas barato que darles la jubilacion anticipada, y menos conflictivo frente a los sindicatos): no recuerdo que extraño nombre le habian puesto a esa unidad. En un periodico de tirada nacional, hace unos años vi algo parecido: una sala con unos 20 tios escribiendo a maquina (de las mecanicas). Antiguos linotipistas que les habian reubicado en una sala con maquinas de escribir, para que se «reciclaran». Llevaban años escribiendo a maquina folios que iban directamente a la basura. Probablemente luego les pusieron un terminal con pantalla. Al menos no se malgastaria papel.

    Y por otro lado… en mi opinion, no habiendo cobertura social mejor para mayores de 50 que se hayan quedado sin curro por el uso de las TIC en las organizaciones, por ejemplo, que se haga cargo de ellos la empresa o la organización que les contrató y para la que trabajaron largos años, como que me parece muy bien. Aunque con teletrabajo sería mejor 🙂

  4. @prolongo: impresionante el ejemplo!!!! Yo en los últimos días me he dado de bruces con un departamento de doce personas que no ha hecho nada en 9 años, pero mejor no dar detalles.

  5. Aunque es un pequeñísimo ejemplo de Unidad Administrativa sin razón de ser, os aseguro que conozco una delegación provincial de un importante ministerio en la que hay un departamnento encargado de arreglar y limpiar el parque de máquinas de escribir mecánicas.

    Me pregunto qué hacen a lo largo de la jornada laboral los dos técnicos en máquinas de escribir que «trabajan» en dicho departamento.

  6. Hola a todos, hace unos meses escuchaba a Carles Ramió comentando, en referencia a las estructuras gerenciales en la administración pública, que se debía mantener el sentido de lo público por encima de otras cosas, y contó algunas anécdotas sobre su experiencia en este aspecto. Una de ellas era clavada a esta…

    Con el tiempo, cambió de puesto de trabajo y se fué sin saber que hacía esa unidad administrativa y cuanto había afectado realmente la aparición de las TIC a dicha unidad…a pesar de sus múltiples intentos por obtener información sobre ella…

    ¿Cómo podemos saber si es o no prescindible una unidad si no conseguimos siquiera evaluarlas?

  7. Claro que existen esas unidades; cementerios de elefantes, puestos para pagar favores políticos, lugares donde colocar a mediocres profesionales de la política de partido. Unidades, institutos, agencias y otros OVNIs sin perfil público, sin una asignación clara de funciones y competencias.

  8. El pan nuestro de cada día…

    Cuando entré en la administración me lei en un viaje en autobús un libro (de esos azules de historia que venden en los relay de las estaciones) sobre la inquisición.

    Creada (o activada? yo y la historia tenemos problemas de memoria) por los reyes católicos para sacar el oro a los judios y poder financiar las expediciones a America, se encontraron al cabo de los años sin gran cosa que hacer (ya no quedaban judios a los que expropiar en España) asi que tuvieron que buscarse nuevos cometidos: perseguir gitanos, herejes, judios conversos, etc… a pesar de que la rentabilidad de tales acciones era ya nula o negativa. Pero los inquisidores era un cuerpo administrativo que luchó por sobrevivir a la inutilidad de su función y lo consiguió varios siglos. Y con ellos la Inquisición.
    Quizás no esté siendo muy rigurosa desde un punto de vista histórico, pero lo cierto es que cuando leí el libro me vinieron a la mente demasiadas unidades administrativas de ahora que perviven de un modo parecido. E igual de pernicioso. Unidades que de desaparecer provocarían grandes beneficios a la administración en su conjunto, y al país en general. Hoy mismo he acudido a una reunión donde mi presencia era absolutamente innecesaria, más bien molesta, pero cosas de la burocracia, indispensable para finalizar la tramitación de algo. En fin.
    Creo que este mal no es exclusivo de la administración. En las empresas he observado el mismo mal, disimulado de forma más sofisticada, pero presente igualmente. Por ejemplo, los departamentos de recursos humanos realizan, en la selección de personal, un trabajo generalmente innecesario y vano: al final quien decidde, tras mil tests y entrevistas, si contrata a alguien o no, es la unidad responsable. Pero de algo tienen que comer los sicólogos de las multinacionales. Es sólo un ejemplo.

  9. Buf.. por no hablar de «cargos» de confianza que se crean sin funciones claras y que luego no hay quien los destituya… o la inflación de puestos 28 y 29, etc.. Sé de una administración descentralizada que tiene carencias a nivel de servicios técnicos (los que atienden directamente demandas ciudadanas) pero en lugar de invertir en ellos va a invertir en responsables políticos de proximidad sin funciones.. para incrementear el caudal de demandas ciudadanas pero sin poder resolverlas.

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